Rechnungsstellung an die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Rechnungen für die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (im Folgenden genannt „Bundesanstalt“) sind wie folgt zu adressieren:

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Ellerstr. 56
53119 Bonn

Alle Rechnungen an die Bundesanstalt haben neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu §14 UStG) mindestens eine der folgenden Angaben zu enthalten:

• Bestellnummer oder Geschäftszeichen
• Marktlokations-ID
• Nummer der Wirtschaftseinheit
• E-Mail-Adresse der auftraggebenden Stelle

Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung an die Bundesanstalt gem. E-Rechnungs-Verordnung verpflichtend.

Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit der Bundesanstalt wenden Sie sich bitte stets an die im Auftragsdokument benannte Fachabteilung / die auftraggebende Stelle.

Schriftverkehr bei ausbleibender Zahlung kann an die Adresse FI-Mahnungen@bundesimmobilien.de gerichtet werden.

Anforderungen an Rechnungsformat und -inhalt

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG oder Peppol BIS Billing) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Inhalt und Standards der XRechnung sind im Standard des IT-Planungsrates von Bund und Ländern beschrieben. Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): XStandards Einkauf - XStandards Einkauf (xeinkauf.de)

Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.

Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch mit der Bundesanstalt die folgenden Hinweise zur E-Rechnung:

Rechnungsbegründende Unterlagen / Anlagen

• Sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten
• Beschränkung: Maximal 200 Dokumente
• Zulässige Dateiformate: png, pdf, jpg, jpeg, xslx, ods, csv

Dateigröße

• Via E-Mail: Maximal 10 MB
• Via Weberfassung: Maximal 11 MB

Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).

Folgende Spezifika sind bei der Nutzung des Formats XRechnung zu beachten:

Rechnungsbestandteil: Leitweg Identifikationsnummer (991-80032-33)
Datenfeld im Standard XRechnung: „Käuferreferenz“ (BT-10)
Details: Pflichtangabe gemäß §5 E-RechV. In Ausnahmefällen übermittelt die Bundesanstalt in der Leistungsanforderung eine abweichende Leitweg-ID.

Rechnungsbestandteil: Bestellnummer
Datenfeld im Standard XRechnung: „Bestellreferenz“ (BT-13)
Details: Sofern die Bundesanstalt Ihnen eine Bestellnummer mitgeteilt hat, ist diese hier anzugeben. Bei Nicht-Angabe einer vorhandenen Bestellnummer kann die Rechnung abgelehnt werden.

Rechnungsbestandteil: Geschäftszeichen / Marktlokations-ID
Datenfeld im Standard XRechnung: „Objektkennung“ (BT-18)
Details: Sofern die Bundesanstalt Ihnen keine Bestellnummer mitgeteilt hat, verwenden Sie bitte unser Geschäftszeichen als „Objektkennung“. Bei Energierechnungen nutzen Sie die Marktlokations-ID.

Rechnungsbestandteil: Lieferantennummer
Datenfeld im Standard XRechnung: „Lieferantennummer“ (BT-29)
Details: Liegt Ihnen Ihre Lieferantennummer bei der Bundesanstalt vor, vermerken Sie diese bitte im hier angegebenen Feld.

Nur wenn Sie nicht verpflichtet sind, Ihre Rechnungen als E-Rechnung einzureichen, können Sie die Rechnung der Bundesanstalt per E-Mail übersenden.

Rechnungen per E-Mail müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Die E-Mail muss an die Adresse FI-Rechnungseingang@bundesimmobilien.de adressiert werden. An dieses Postfach sind ausschließlich Rechnungen zu senden.
• Die E-Mail darf immer nur genau einen Dateianhang (= eine Rechnung) beinhalten. Zusätzliche Anhänge sind nicht gestattet.
• Sollten sich in der angehängten PDF-Datei neben der Rechnung weitere Unterlagen befinden, ist die Rechnung immer voranzustellen.
• Das Dateiformat des beigefügten Rechnungsformats muss PDF sein.
• Die zulässige Gesamtgröße einer E-Mail beträgt 20 MB.

Falls die zuvor genannte Einreichung per E-Mail nicht in Frage kommt, können Sie Ihre Rechnung als Papierrechnung auf dem Postweg einreichen an:

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Zentraler Rechnungseingang
Ellerstr. 56
53119 Bonn

Bitte bedenken Sie, dass die Bundesanstalt Papierrechnungen vor der Bearbeitung und der Zahlung digitalisiert. Das führt zu einer Verlängerung der Bearbeitungszeiten. Um diese zu verhindern und im Interesse des Umweltschutzes (Vermeidung von Papier und Transport) sowie zur Einsparung von Portokosten übersenden Sie Ihre Rechnung möglichst auf einem elektronischen Weg.